甜薪工场 博客 远程办公时怎么搭建企业知识库?

远程办公时怎么搭建企业知识库?

2023.02.08 发布

知识库是知识内容的载体,就好比一本书一样,管理者可以在知识库里对知识内容进行重新组织和分类。在远程工作中,无论是对新员工入职还是日常工作来说,线上知识库都至关重要。

一方面,在传统的线下入职流程中,需要大量时间进行一对一沟通,交代流程和工作事项。拥有远程员工的组织不能对员工培训放任不管。

办公室工作环境中,员工也许可以通过向其他员工求助及观察来学习。然而,在远程环境中,员工很可能会独自坐在电脑前,茫然不知该做什么,也不知该从哪里开始。无论员工有多“积极进取”,放任不管都不是员工开启职业生涯的有效方式,他们也无法从中获得多少帮助。

而通过线上知识库,员工可以通过知识库了解企业信息和员工手册,并快速了解企业的业务状况与其他员工的经验问题,节省了大量的员工培训时间。

另一方面,很多员工的工作文件都“锁”在电脑中的各个文件夹中,无论是自己查找还是他们查询都需要时间去找,通过线上知识库,员工们将自己的工作计划与工作内容上传至知识库中,同时方便自己与其他员工的查询。

“线上知识库”的基本内容

1.支持多种格式的文件,并能够在线预览。

一个企业的文件不可能只有文字文档,还存在很多图片、表格、工程文件等多种类型的文档,线上知识库应该具备支持多种格式文件的功能,并且通过在线预览节省了下载的时间和电脑的内存。

2.分类整理文件,使得内容呈现模块化、层级化。

知识库要能够结构化的呈现内容,比如知识库的知识库模块可以让员工快速找到自己所属部门的文件,并通过目录体系了解内容的层级、快速检索到自己需要内容。层级化的文件管理也有助于清晰地沉淀结构化知识,使团队任务和目标始终统一。

3.具备同时协作功能,通过开放权限邀请其他成员协同操作。

线上知识库不仅要支持文件在线预览模式,也要具备在线编辑功能,尤其是可供部门员工协同操作的共享文档,可以同时收集员工的资料和信息,经过全体员工的检查,避免在文件传递填写时出现遗漏、错误的现象,是企业工作更加高效。

4.文件加密和水印功能,确保企业内部资料可追溯,避免泄露。

数据和资料安全是远程工作的企业必须重视的环节,因为网络链接和截图可以随意分享,且员工不在公司的局域网内也难以追溯泄露文件的源头。因此在线上知识库中最好具备每一位员工专属的水印,水印要保证不会被轻易抹掉且不干扰内容的呈现。

5.评论交流功能。

在“线上知识库”的每个文件下面都有交流评论的区域,方便员工之间的交流讨论,也节省了有同样问题的员工重复询问的时间。

案例:语雀

语雀的 知识库中可以结构化呈现多篇文档,具有知识库目录体系,可以最大限度的帮助每个团队成员高效开展工作。区别于传统的文档工具所代表的文件夹模式,通过对目录的管理,清晰的沉淀结构化知识。知识库的内容可以根据开放权限邀请其他成员协同操作,且文档底部都设有交流区,供员工交流评论。

通过知识库,管理者可以将已有的资源定向发送给员工,使他们获得所需的培训,且不必安排培训视频会议。强大的知识库还能确保公司在关键员工离职时不会失去重要的资料或培训资源。

没有什么比员工离开公司后管理者发现团队中无人可以履行离职者的职责或是管理者独自负责流程更糟糕的情况了。

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